Заяву про оформлення паспорта до Генерального консульства України в Нью-Йорку можуть подавати особисто:

- громадяни України, які досягли 16-річного віку, або

- їхні законні представники (батьки, опікуни, усиновлювачі, піклувальники чи інші особи, визначені законодавством України).

Паспорт видається особисто заявникові (в приміщенні Генконсульства), а у виняткових випадках його батькам (усиновлювачам), опікунам, піклувальникам у разі пред'явлення ними свого паспорта та відповідних підтверджуючих документів або іншій особі за дорученням заявника. Доручення має містити інформацію про особу, якій доручається отримати паспорт (повне ім'я, вид та номер документу, який посвідчує особу).

Особа, якій видається паспорт, ставить дату та власноручний підпис за отримання паспорта.

---

Відповідно до п.1 ст.28 Цивільного кодексу України ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить.

---

Громадяни України, які виїхали із України тимчасово (не отримали дозвіл органів внутрішніх справ України на виїзд до США на постійне проживання, про що має свідчити штамп у паспорті громадянина України для виїзду за кордон - "Постійне проживання в США" українською мовою), повинні здійснювати зміну прізвища тільки в паспортному відділі органу внутрішніх справ за місцем свого постійного проживання в Україні.

Громадяни України, які виїхали з України тимчасово та мають дозвіл місцевої влади на постійне проживання в США (власники Permanent Resident Card), і які з різних причин не оформили дозвіл на виїзд з України на постійне місце проживання за кордон (ПМП) можуть оформити новий паспорт громадянина України для виїзду за кордон в Генконсульстві після задоволення клопотання про залишення на постійне проживання в США. На період розгляду такого клопотання заявник буде прийнятий на тимчасовий консульський облік на один рік (у разі наявності дійсного паспорта).

---

Громадянам України, які постійно проживають у США (отримали дозвіл органів внутрішніх справ України на виїзд до США на постійне проживання), про що свідчить штамп у паспорті громадянина України для виїзду за кордон "Постійне проживання в США") на території консульського округу Генконсульства (штати Нью-Йорк, Коннектікут, Мейн, Массачусетс, Нью-Хемпшір, Нью-Джерсі, Пеннсільванія, Род Айленд, Вермонт), та змінили ім'я у зв'язку з укладенням шлюбу для прийняття на консульський облік та оформлення паспорта на нове ім'я необхідно надіслати або подати особисто до Генерального консульства України в Нью-Йорку такі документи:

• Заповнена заява-анкета про оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон (в разі надсилання поштою підпис заявника засвідчується нотаріально);
• Заповнена облікова картка громадян України, які постійно проживають за кордоном та особиста заява (заява подається якщо заявник не перебуває на консульському обліку);
• Документ, який підтверджує належність заявника до громадянства України (оригінал паспорта громадянина України для виїзду за кордон, або проїзний документ дитини, або оригінал паспорта батька або матері, до якого внесено відомості про заявника), що містить відмітку «Постійне проживання в США» українською мовою;
• Свідоцтво про народження та його ксерокопія (оригінал повертається після прийняття документів). Вірність ксерокопії нотаріально засвідчувати не потрібно;
• Документ, що підтверджує факт переміни імені (свідоцтво про шлюб) та ксерокопію усіх його сторінок. Свідоцтво про шлюб (оригінал), видане в США, має бути засвідченим спеціальним штампом "Apostille", що проставляється відповідним компетентним органом США (офісом Секретаря Штату);
• Професійно виконаний, нотаріально засвідченим переклад на українську мову Свідоцтва про шлюб;
• У разі, якщо в свідоцтві про шлюб факт зміни прізвища не зазначений, додатково подається офіційний документ про зміну імені (Certificate of change of name, Court's Order etc.), засвідчений спеціальним штампом "Apostille", що проставляється відповідним компетентним органом США (офісом Секретаря Штату);
• Професійно виконаний, нотаріально засвідченим переклад на українську мову документу про зміну імені (Certificate of change of name, Court's Order etc.);
• Якщо особа повторно (вдруге, втретє) змінює ім'я у зв'язку із укладенням шлюбу, необхідно надати ксерокопії документів, які підтверджують попередні зміни імені (свідоцтво про розірвання шлюбу. свідоцтво про зміну імені тощо);
• Копія виданої податковим органом України довідки про присвоєння ідентифікаційного номера (у разі її наявності), крім осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи;
• Три однакові кольорові фотокартки паспортного розміру (35х45 мм, анфас); кожна фотокартка має бути підписана на звороті;
• Ксерокопії документів, виданих американськими органами державної влади: Permanent Resident Card та Social Security Card;
• Якщо в паспортний документ, який підлягає обміну, були внесені дані про дітей віком до 16 років і ці дані вносяться в новий паспорт, до заяви-анкети про оформлення нового паспорта додаються: нотаріально засвідчені ксерокопії свідоцтв про народження дітей та по 3 фотокартки (3,5 х 4,5 см, анфас) кожної дитини віком понад 5 років (кожна фотокартка має бути підписана на звороті);
• Внесення до нового паспорту даних про дітей, яких не було в паспорті, що підлягає обміну, здійснюється відповідно до встановленого порядку;
• Діти, яким виповнилося 16 років, мають право оформити паспорт на своє ім'я у зв'язку з досягненням 16-річного віку;

Консульський збір стягуєтся тільки у вигляді "money order" (payable to the Consulate General of Ukraine in New York).

Генконсульство приймає оплату лише у формі грошового переказу «Money Order» (payable to the Consulate General of Ukraіne in New York). Чеки та готівка не приймаються!

Оформлення паспорта триває протягом п'ятнадцяти (15) робочих днів з дня надходження усіх необхідних документів.

При вчиненні консульської дії в терміновому порядку (до 10 робочих днів) консульський збір справляється у подвійному розмірі.

У випадках надсилання неповного комплекту документів або їх невірного оформлення процес їх обробки може перевищувати встановлені строки.

Для оформлення та отримання паспорта та прийняття на консульський облік громадяни України мають звертатися безпосередньо до Генерального консульства. Документи, оформлені та надіслані через туристичні агентства, посередницькі фірми тощо до розгляду не приймаються і повертаються заявникам без розгляду.

Документи щодо оформлення паспорта громадянина України для виїзду за кордон можуть бути надіслані реєстрованою поштою (Express Mail). Усі надіслані анкети, заяви і ксерокопії документів мають бути нотаріально засвідчені.

Якщо документи пересилаються поштою, необхідно додати передплачений конверт із зворотною адресою (тільки Express Mail) для повернення документів у разі їх неправильного оформлення. На конверт Express Mail мають бути наклеєні:

- марка відповідної вартості та

- Mailing Label, на якому написані адреса відправника – From: Consulate General of Ukraine in New York, 240 E 49th Street, New York, NY 10017 та адреса отримувача – To: адреса пред'явника паспорта). УВАГА! Адреса отримувача – виключно адреса пред'явника паспорта.